Por Felipe Lopez.
El servidor público que
altere, mutile, destruya o bien inutilice documentos o los sustraiga al
concluir su periodo de gobierno, implica desde responsabilidades
administrativas y ahora con la nueva ley general la probabilidad de constituir
un delito.
José Guadalupe Luna Hernández,
Comisionado del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y
Protección de Datos Personales del Estado de México.
Cómo surge el proyecto de
acercarse a los municipios para orientarlos sobre el funcionamiento de un
archivo estructural?
R… “Nosotros como integrantes
del Sistema Nacional de Transparencia” tenemos en mi caso la responsabilidad de
coordinar la comisión de archivos y gestión documental del sistema, y una vez
que hemos visto que la Ley General de Archivos está por salir hemos iniciado
este tipo de eventos y recorridos en los estados del país para desmovilizar las
enormes tareas, tenemos que realizar todo para cambiar el modelo de gestión
documental.
Que tan importante es que cada
estado y municipio cuente con un archivo debidamente registrado?
R…Para empezar la ayuda a cada
gobierno a no cometer los mismos errores que se han cometido en el pasado. Los
archivos finalmente registran toda la experiencia institucional que ha tenido
en el desempeño de la función pública y deben de ser la primera fuente de
información que utilice cualquier gobernante para la toma de decisiones.
Es importante su
digitalización?
R…Claro es muy importante por
hoy los archivos tienen un grave problema de conservación de documentos, vamos
más avanzados al gobierno electrónico y en la medida que vayamos nosotros
conservando adecuadamente los documentos de manera digitalizada pero sobre todo
estructuralmente organizado ya luego del proceso de digitalización van hacer
más accesibles.
Cuantos años deben ser
guardados digitalmente?
R…El termino va a depender del
valor que tenga cada uno de los documentos, hay algunos documentos que van a
tener un valor de vida menor, hay algunos otros que tienen un plazo de
conservación más extendido porque sirven para acreditar funciones legales, el
cumplimiento de recursos públicos y hay otros que van a llegar finalmente al
archivo histórico en el que serán abiertos de manera permanente a todo el
público.
Con esto deja de ser una
ratonera el área de archivo para convertirse en una dirección general?
R…El archivo se convierte en
la memoria, es decir, en el cerebro de la institución, no podemos tener la
memoria olvidada en el sótano y abandonada, tenemos que tenerla en
instalaciones funcionales en los que la consulta sea práctica y que permita la
accesibilidad completa de la información.
En el mal uso de la
información, el servidor público a que se hace acreedor?
R…En caso que el servidor
público altere, mutile, destruya o bien inutilice documentos o los sustraiga al
concluir su periodo de gobierno, implica desde responsabilidades
administrativas y ahora con la nueva ley general la probabilidad de constituir
un delito.
Cuantos municipios en el
estado de México cuentan con ésta área bien definida?
R…No, los municipios y todas
las instituciones del estado estamos en proceso de implementar la ley, porque
la ley aunque ya se aprobó aún está pendiente su publicación y tardará un año
en entrar en vigor; va hacer una transformación paulatina, lo importante de hoy
es precisamente iniciar esos trabajos y que tomen en serio las
responsabilidades que existen.
Finalmente dijo que los
archivos no son patrimonio de los servidores públicos ni del gobierno, son
patrimonio de la sociedad, por lo tanto los archivos deben estar abiertos
porque son los testigos de la labor que realizamos.
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